Množica faktur in artiklov, kontaktni podatki poslovnih partnerjev, kadrovska evidenca, prodajni rezultati vašega oddelka…. Podatki so povsod. In več kot jih je, bolj jih želimo obvladovati. Podatkovna zbirka je informacijski temelj poslovanja vsakega podjetja, pa naj gre za avtomehanično delavnico, ali pa za veliko trgovsko podjetje. V podatkovni zbirki beležimo podatke o poslovanju (nabavi, prodaji, zaposlenih...) in nato iz te množice podatkov pridobivamo informacije, ki jih potrebujemo pri sprejemanju odločitev. Razumljivo je, da so zaradi razlik v načinu poslovanja informacijske potrebe od podjetja do podjetja različne. Od njih pa je odvisna zgradba in način uporabe podatkovne zbirke, do katere lahko pridemo le sistematično, preko korakov informatizacije poslovanja.

Zakaj bi se morali kot uporabnik ukvarjati z informatizacijo poslovanja in z izdelavo podatkovne zbirke? V praksi smo našli kar nekaj razlogov ZA:

1. Kot poslovnež boste zagotovo sodelovali pri informatizaciji poslovanja ter posledično pri izdelavi podatkovne zbirke vašega podjetja/oddelka/procesa, kar boste počeli bolj uspešno, če boste na realnem primeru iz poslovne prakse spoznali korake informatizacije poslovanja in delovanje podatkovne zbirke.
2. V manjšem podjetju si boste lahko sami informacijsko podprli ključne procese in tako obvladovali podatke, beležili transakcije in pridobivali informacije, ki bodo pomagale sprejemati kakovostne odločitve.
3. Tudi v velikih podjetjih, ki so že zaključila projekte informatizacije poslovanja z nakupom paketne celovite programske rešitve (ERP) se vedno bolj pogosto dogaja, da je potrebno podpreti informacijsko nepodprte procese. Vsak delodajalec bo, če ne že zahteval, pa zagotovo podprl, ko boste npr. kot vodja službe sami zagotovili informacijsko podporo vam in vašim sodelavcem.
4. Pri pripravi informacij, ki so podlaga za kakovostne odločitve, morajo biti odločevalci vedno bolj samostojni in samoiniciativni. V praksi se pogosto zgodi, da morajo pri iskanju odgovorov na poslovna vprašanja, uporabiti podatke iz različnih tabel, ne le ene. Preglednica (npr. MS Excel) ni več ustrezno orodje, zato je potrebno poseči po podatkovni zbirki in izdelati poizvedbo po več tabelah.

IZ VSEBINE:

• Izhajali bomo iz informacijskih potreb majhnega trgovskega podjetja, ki želi podpreti svoj nabavno-prevzemni proces in se lotili informatizacije poslovanja po ustreznih korakih.
• Najprej bomo izdelali procesni model (in si pri tem pomagali z MS Visio) ter relacijski podatkovni model, ki predstavljata načrt in s tem osnovo za implementacijo podatkovne zbirke.
• V Microsoft Accessu 2007 bomo najprej izdelali podatkovno zbirko in jo uporabili za obvladovanje podatkov in beleženje transakcij. Tako bomo na podlagi načrta najprej ustvarili tabele, izdelali vnosne maske za vnos podatkov ter tabele napolnili s podatki. Pri tem bomo uporabili tudi nove možnosti polnjenja podatkov, ki jih prinaša Access 2007, na primer avtomatizirano polnjenje podatkovne zbirke preko elektronskih sporočil.
• Nato bomo v vlogi odločevalcev pridobivali informacije s katerimi podpremo svoje odločitve ali odločitve drugih. Pri tem bomo izdelali poizvedbe in poročila. Spoznali bomo izdelavo poizvedb ter izdelavo poročil, pri čemer bomo poleg poizvedovanja po več tabelah izvajali tudi različne preračune in združevanje podatkov.

Ob reševanju problemov iz poslovne prakse se boste naučili, kako se lotiti informatizacije poslovanja ter izdelave in uporabe podatkovne zbirke z novim Microsoftovim Accessom 2007. Tako boste bolje opremljeni za borbo za preživetje na delovnem mestu. Ne pozabite, da bi marsikdo naredil vse, da bi dobil vašo službo – ne pustite se mu.

Pogled v knjigo